Information om GDPR och vad förordningen innebär för organisationer

Vad är GDPR?

GDPR är en EU-förordningens vars syfte är att säkerställa att organisationer skyddar och upprätthåller individers rätt till privatliv och integritet och kommer från de mänskliga rättigheterna. Förordnigen ger individer ett antal friheter och rättigheter som företag ska kunna bemöta. Integritetsskyddsmyndigheten är tillsynsmyndighet och kan utdöma böter på upp till 4% av omsättningen.

Vilka företag påverkas av GDPR?

Dataskyddsförordningen (GDPR) omfattar de organisationer som har anställda eller privatkunder. Exempelvis behöver du som företagare använda personuppgifter för att betala ut löner och uppgifter till kunder för att tillhandahålla produkter och tjänster. 

Vem är ansvarig för att organisationen följer GDPR?

Dataskyddsförordningen kom 2018 och innebär att företagets VD är ansvarig för att organisationen uppfyller krav i GDPR. Det är lämpligt att tilldela en person de operativa uppgifter som dataskyddsarbetet innebär för organisationen.

Vad innebär GDPR för dig som företagare?

Förordningen kan innebära en del administrativt arbete, organisationen ska kunna uppvisa dokumentation som visar att man har kunskap om organisationens behandlingar av personuppgifter och att man har legitim rätt att behandla dessa uppgifter. Behandlas känsliga personuppgifter eller om uppgifter behandlas på ett sätt som utgör en risk för individens rätt till integritet skall man implementera skyddsåtgärder. Det är därför viktigt att ha dokumentation redo där detta är beskrivet. Dokumentation påvisar att man har kunskap om sin situation och är därför en viktig del i organisationens efterlevnad av Dataskyddsförordningen.

Vad är det viktigaste och var ska du börja för att följa GDPR?

Det är lämpligt att börja med att kartlägga vilka system som hanterar personuppgifter och vilka uppgifter som ni lagrar i dessa system. Ni behöver säkerställa att privatpersoners integritet inte kränks. Personuppgifter som är känsliga ska omgärdas av ett adekvat skydd. Vissa typer av behandlingar riskerar att kränka individernas rätt till integritet, ni behöver därför kartlägga vilka typer av behandlingar som genomförs av er eller av era system. Markandsföringssystem är ett exempel på system man ska kontrollera särskilt väl. Denna information ska på begäran kunna uppvisas för tillsynsmyndigheten och sammanställs lämpligen i en så kallad registerförteckning.

Vad innebär det att "behandla" en personuppgift?

När ni använder en personuppgift kallas det att ni "behandlar" den, det omfattar all form av användning, t.ex. när ni erhåller, lagrar, läser, raderar eller överför personuppgifter. Behandlingar görs ofta av en anställd i ett system men observera att systemet i sig kan också utföra behandlingar. Exempel på system och hantering är till exempel kundregister, fakturaprogram, ärendehanteringssystem, arbetsplaneringsverktyg, lönesystem, personalsystem samt dokumentation av personalfrågor, ansökningshandlingar, CV, information om sjukpenning, uppgift om allergi, loggböcker, arbetsordrar, ljud och videoinspelningar, fotografier och även fysisk lagring såsom papper i pärmar med uppgifter som går att härleda till individer.  

Börja upprätta en registerförteckning!

Hjärtat i er efterlevnad är den dokumentation som ryms i den så kallade registerförteckningen. Den ger er en överblick över det viktigaste för er efterlevnad och innehåller information om era behandlingar och vilka rättsliga grunder ni har som gör att er behandling är juridiskt berättigad och därmed lagliga (Se "Artikel 30" i GDPR).

Informationsplikt

En av de grundläggande princip i GDPR är att man ska vara öppen och transparent med hur man behandlar personuppgifter och därför ska man informera ägarna till personuppgifterna, "de registrerade" om omständigheterna kring hur deras personuppgifter behandlas. Med en integritetspolicy uppfyller ni kravet på öppenhet och information till de registrerade.

Vad är nästa steg?

Att arbeta med att efterleva GDPR kan ta värdefull tid från kärnverksamheten och det kan därför vara kostnadseffektivt att ta hjälp som tar er effektivt mot en verksamhet som följer GDPR. För att få information och diskutera vilken lösning som passar er bäst kan ni fylla i kontaktformuläret längst ned på sidan.